4割あった空予約が激減!
オフィス移転を機に推進した働きやすい環境づくり

目指したのは職員が働きやすいオフィス

―    コープデリ連合会様は、グループの中でどのような役割を担っているのか教えてください。

吉田部長　会員生協の事業に必要な商品調達、物流、生産、システム、経理、人事教育などの基盤を共通で整備し、宅配や店舗事業などの本部機能を共同でつくり上げることで業務の効率化を進めてきました。

―    総務部の役割についても教えてください。

吉田部長　総務部は、資材の調達や制服の管理、許認可の管理など、幅広いバックオフィス業務を担当しています。新オフィスを建てる際には、企画から携わりました。

―    2023年5月に新しいオフィスへ移転されました。その時に総務部として重視した事は何でしょうか。

柳沢課長　新しいオフィスについて考えるにあたり、職員へ現状に対するアンケート調査を実施したところ、最も多い声は「執務室が狭い」、「食事する場所が無いからオンとオフの切り替えができない」でした。そのため、新オフィスではスペースをしっかり確保することを重視しました。

吉田部長　オフィスコンサルを依頼し、館内にグリーンを増やすなど、居心地のいい空間にする事にもこだわりました。職員が働きやすいオフィスにする事が私たちの最大の目標でした。

総務部を悩ませた4割の空予約

―    オフィスを移転する前、会議室予約管理システムの検討を始めたきっかけは何でしょうか。

吉田部長　当時、会議室の数が少なく常に満室で予約が困難でした。また、予約されていても使われていない会議室が約4割もあるなど、空予約が多かったです。働き方改革の一環として会議の短縮や数の削減を目指していましたが、そうした物理的な制約が大きな壁になっていましたので、オフィス移転のタイミングで何とかしたいと考えておりました。

―    その当時はどうやって会議室を管理されていましたか。

柳沢課長　Googleカレンダーでスケジュールを登録していました。一般的なカレンダー機能しかありませんので「予約」するだけです。チェックインしたり、使わないから予約を開放したりといった事は出来ていませんでした。

吉田部長　定例会議は１時間と決まっているのに念のため前後の時間も予約するケースや、会議室を１日予約しておきながら実際に使うのは２時間だけといったケースが散見されました。原因は分かっていたのですが解決する手段を持っていませんでした。

柳沢課長　そうした問題を解決するために何ができるだろうかと考え、本部を移転する機会なので会議室の管理について見直すことにしました。

スマホタッチ式にしたら初期コストは10分の1

―    touch-mee以外に他社の会議室予約管理システムも検討されましたか。

柳沢課長　はい、実際にいろいろ見て回りました。部屋前端末（以下、タッチパネル式）の会議室予約管理システムを見た時は魅力的に感じましたが、いろいろ話を聞くと端末の交換頻度が多くて維持コストが高い事を知りました。そんな時にお付き合いのある業者から紹介していただいたのがスマホタッチ式のtouch-meeです。

―    touch-meeを選定した決め手は何でしょうか。

柳沢課長　まず、数ヶ月のトライアル期間にその良さを確認できたことです。その上で、社内で利用しているGoogle Workspaceとの連携が可能なこと。それから、初期費用を低く抑えられることが大きな決め手となりました。

―    他社に比べてコストはどれほど違いましたか。

吉田部長　他社とtouch-meeの初期コストを比較したところ数千万円ほどの違いが出たので、とても驚きました。

柳沢課長　タッチパネル式では、サーバーや端末を購入しなければなりません。配線工事も必要です。新しいオフィスには会議室が72部屋ありますので、全部の部屋に端末を導入したら膨大なコストがかかります。その点、スマホタッチ式のtouch-meeは工事不要、端末不要ですから、導入の負担はとても小さかったです。

職員の反応で導入効果を実感

―    導入した効果をどのように評価していますか。

吉田部長　会議室の無駄な予約が大幅に減少し、以前は約4割だった空予約が大幅に改善されました。touch-meeのおかげで、予約の空き状況が一目でわかるようになり、職員の意識も変わりました。

柳沢課長　職員からの「会議室が見つからない」という声もほとんど聞かれなくなりました。データを分析して分かったことは、1ヵ月で3,338回の会議が予約され、906件の予約が自動でリリースされた事です。

―    導入してみて分かったtouch-meeの良さは何でしょうか。

吉田部長　業務用スマートフォンを通じてどこからでも会議室の予約や確認ができることです。通知機能により、会議の開始時間を忘れることなく、効率的な会議運営が可能になりました。

柳沢課長　会議中に延長したくなった時、スマホで簡単に手続きできるので、そういう時に「便利だな」と実感できます。タッチパネルを常に持ち歩いている感覚になりますね。

―    NFCシートに関してこだわったポイントがありましたら教えてください。

吉田部長　オフィス移転にあたり、オフィスコンサルのデザイナーさんが弊会のロゴマークであるグリーンバルーンをイメージしたデザインで館内のサインを統一してくださいました。会議室のtouch-mee用NFCシートもこのデザインに馴染むように設計していただきました。

―    touch-meeの利用を促進するにあたり工夫した事はありますか。

柳沢課長　最初の数ヶ月間は、時間が過ぎたら予約が自動リリースされる機能を使いませんでした。理由は、職員がtouch-meeに慣れていない間は、間違って自動リリースされてしまう事を避けたかったからです。皆が慣れた頃に全ての機能を使うようにしたことで、スムーズに導入できたと思います。

―    最後に、touch-meeを検討されている企業様にメッセージをお願いします。

吉田部長　電通総研セキュアソリューションは、私どもが移転に関する業務に追われるなか、粘り強いサポートによって導入直前の不安を払拭してくださり、導入後も様々な課題に直面するなかで献身的に支援していただきました。

柳沢課長　やはり、スマホで完結できるところはtouch-meeの魅力です。業務でスマホを活用するなど業務効率化に取り組んでいたり、私どものように働き方改革に取り組んでいたりする企業様にお勧めです。