1946年創業のスバル興業株式会社は、1977年に東宝のグループ（現：阪急阪神東宝グループ）会社の特定子会社となり、高速道路メンテナンスなどの道路事業を中心にレジャー事業や不動産事業を手掛けている。2023年に新しいオフィスへ移転した事をきっかけにtouch-meeを導入。今回は、総務部の相原次長、中谷課長代理、青柳様にお時間をいただき、導入の背景と効果についてお話を伺った。
相原 弊社は1946年に創業し、第二次世界大戦後の荒廃した街を元気づけるため、映画の興行を中心に飲食店やボーリング場などレジャー事業を手掛けてきました。現在では、道路メンテナンスを中心に不動産事業も手掛けております。
相原 採用・教育はもちろん、働く人たちに最適な環境を提供することが総務部のミッションです。さらに、情報セキュリティや株主対応など幅広い業務を担っています。
中谷 弊社は2023年10月にオフィスを移転しました。その際、移転先やレイアウトを考えるのも総務部の役割でした。
相原 2020年頃にオフィス移転の計画が動き出しました。当時は、昭和の雰囲気が残るオフィスで、昔ながらの働き方をしていたと思います。移転を機に、グループアドレスを採用したり、固定電話を廃止してスマホを支給したり、オフィス内にフォンブースを設置したりすることで、働く人たちが「会社に行きたい」と思えるようなオフィスにしようと決めました。そうした中でオフィス環境をいろいろ見直していると、会議室の活用に関する問題が顕在化しました。
青柳 当時、会議室の予約は古いグループウェアで管理されていました。機能が乏しく、使われていない会議室がキャンセルされていなかったり、一部の会議室が管理できていなかったりと改善の余地は大きかったです。
相原 オフィス移転に伴いネットワーク環境の構築から情報セキュリティまで幅広く対応できる企業様を探しておりました。その時に電通総研セキュアソリューションさんからtouch-meeを教えていただきました。
相原 パネル式の会議室予約システムも含めて3社検討しました。しかし、以前の職場で私がiPadの会議室予約システムを使っていたので、スマホタッチ式のtouch-meeの優位性を直ぐに理解できました。
相原 使いやすさはもちろんですが、特にコストです。他社のパネル式はtouch-meeに比べて導入コストが2～3倍もしました。パネル式は端末を購入しなければなりませんし、運用コストも故障対応を勘案するとトータルで高かったです。完全にtouch-meeに軍配が挙がりました。
相原 担当営業の方から「スマホでピッと使えますよ」と教えていただき「本当かな？」と思ったのですが、無償トライアルで確認できたので安心して決めました。
中谷 それから、スマホを社員へ配布することが決まっていたので、スマホで使えるtouch-meeは相性がよかったです。
青柳 パネル式会議室予約システムの欠点は端末が壊れることです。バックアップしなければいけないとか、充電しておかなければいけないとか、やはり管理が大変です。その点でも管理負担の少ないtouch-meeには魅力がありました。
相原 NFCシートは会議室のサインプレートにtouch-meeのロゴを配置し、その箇所を目掛けてタッチするようデザインしています。会議室に関しては会議室の名前です。以前のオフィスでは番号で管理していましたので、新オフィスでは何か面白い名前を付けたいと思っていました。社員公募を経た検討の結果、社名が「スバル」ですから、やはり星座がいいかなと。冬空に浮かぶ「冬の大三角」を中心に広がる星座を会議室の名前にしました。社内の壁は星座の位置関係を確認できるデザインにしています。
相原 子会社を含め約70人の社員が7つの会議室と4つのフォンブースを使っています。でも、touch-meeはスムーズに導入できました。
青柳 最初の1ヵ月は、いろいろな人から使い方について聞かれました。スマホに慣れていない人にとっては、使い方が少し難しかったようです。それも2ヶ月目には落ち着いて、問い合わせが無くなりました。
中谷 新オフィスに移転してから使い始めたシステム全体の勉強会を開催しました。その一環でtouch-meeについての勉強会も実施しました。
中谷 会議の時間になってもチェックインされていない場合に予約が自動でリリースされる機能は便利です。空予約が無くなり、会議室が効率的に利用されるようになりました。それから、会議の15分前になるとスマホにお知らせが届きます。この機能は、touch-meeを使い始めてから「便利だな」と実感しました。
青柳 急遽、会議室やフォンブースを使いたくなった時にスマホで予約できるので、いちいちパソコンの席まで戻る必要が無いのは便利ですね。
相原 弊社には専門の情報システム部門がありませんので、移転に伴いパソコンのキッティングからネットワーク環境の構築まで幅広い課題がありました。touch-meeの導入だけではなく、それら全体の課題解決を支援していただき、非常に感謝しております。
中谷 touch-meeの導入が完了した後でも、NFCを付け替える時に担当者が見に来ていただいた時は、とても親切だなと思いました。
青柳 もともと私は技術畑にいたのですが、デジタルは日進月歩ですから分からない事も出てきます。そうした時に電通総研セキュア―ソリューションさんに問い合わせすると、直ぐに回答をいただけるので、とても助かっています。
相原 実は「新しいオフィスを見学したい」と言って、他社の方がお見えになることがあります。その時には必ずtouch-meeのことも紹介しています。皆さんすごく興味を持たれていますよ。