創業130年を誇る株式会社大林組は、東京スカイツリー®や阪神甲子園球場など、後世に受け継がれる建物を数多く手掛けてきた。2023年1月、大阪本店を新しいオフィスへ移転。今回は大阪本店総務部管理課の松尾亮佑氏に、会議室予約管理システム「touch-mee」導入の背景と効果についてお話を伺った。
役割の一つとして社内の施設管理があります。オフィス改革の一環として会議室へモニターを設置し、ペーパレス化を推進したりもしています。大阪本店が2023年1月に移転する事が決まってからは、2022年の早い段階でオフィス移転プロジェクトを立ち上げました。その中で会議室の効率化が課題に挙がり、会議室予約管理システムの導入も推進していくことになりました。
移転前は、30ほどある会議室をOutlookのスケジューラーで管理していました。しかし、「会議室のスケジュールは埋まっているけど誰も使っていない」という状況が常態化しており、空予約の解消が課題でした。「会議室が足りない」、「もっと手軽に会議室を利用したい」という声も社員からよく聞かれました。
オフィス全体を見直す機会ですから良いタイミングだったと思います。オフィス移転プロジェクトの立ち上げ後、東京にある本社からtouch-meeを紹介してもらいました。
touch-meeの他にもう1社の製品と比較しました。
比較したポイントはコストと利便性です。もう1社の製品は部屋前端末式のシステムであり、導入するにはタッチパネル用のハードを購入しなければなりませんでした。
その点、スマホタッチ式のtouch-meeは部屋前端末不要で圧倒的に導入費用が安く、数千万円単位での差異がありました。コスト面でtouch-meeに決めたといっても過言ではありません。あとは利便性を確認するだけでした。
利用者がチェックインしなければ自動で空室となる空予約解消の機能があることはもちろんのこと、空いている会議室をどこからでも直ぐにスマホで検索して予約できる機能は、とても便利だなとすぐに実感できました。
社内の設計担当者がオフィス空間のデザインにかなり力を入れており、touch-meeのパネルが会議室の景観に溶け込むようデザインしました。
おかげさまで「会議室が足りない」という声は聞かれなくなりました。会議室の数は、大阪本店が44、神戸支店が6、合計で50あります。移転して会議室の数が増えたこともありますが、今まで以上にとても効率的に管理できていると思います。
やはり、空いている会議室を検索できる機能は便利です。Outlookのスケジューラーでのみ管理していた時は、会議室の予定表を開いては空いているかを確認する作業を繰り返す手間がありましたが、touch-meeなら空室を一発で見つけられます。
また、会議室を何時まで予約していたか忘れてしまうことも多いのですが、会議の終了時間が近づくとスマホに通知が届くので気づくことができます。そのままスマホで会議室の延長もできるのでとても便利です。
分からない事があれば直ぐに担当営業の方に連絡させていただき、解決していただきました。懸念点を一つ一つ丁寧に解決してくださったことで、安心して導入することができました。
空予約の解消は施設の有効活用に繋がります。当社と同じように空予約でお困りの企業様にはお勧めです。また、社内のコミュニケーションが活発で打ち合わせの多い企業にもtouch-meeは便利なツールになると思います。