会議室の空予約を解消！圧倒的なコストパフォーマンスで50ある会議室の効率的な予約管理を実現

会議室のスケジュールは埋まっているけど誰も使っていない

―    大阪本店総務部管理課は社内でどのような役割を担っているのか教えて頂けますでしょうか。

役割の一つとして社内の施設管理があります。オフィス改革の一環として会議室へモニターを設置し、ペーパレス化を推進したりもしています。大阪本店が2023年1月に移転する事が決まってからは、2022年の早い段階でオフィス移転プロジェクトを立ち上げました。その中で会議室の効率化が課題に挙がり、会議室予約管理システムの導入も推進していくことになりました。

―    以前はどのように会議室を管理し、どんな課題がありましたか。

移転前は、30ほどある会議室をOutlookのスケジューラーで管理していました。しかし、「会議室のスケジュールは埋まっているけど誰も使っていない」という状況が常態化しており、空予約の解消が課題でした。「会議室が足りない」、「もっと手軽に会議室を利用したい」という声も社員からよく聞かれました。

―    会議室予約管理システムを検討し始めた理由は、オフィス移転のタイミングが重なったことも大きかったでしょうか。

オフィス全体を見直す機会ですから良いタイミングだったと思います。オフィス移転プロジェクトの立ち上げ後、東京にある本社からtouch-meeを紹介してもらいました。

採用の決め手は圧倒的に安い導入コスト

―    何社のシステムを比較しましたか。比較したポイントも教えてください。

touch-meeの他にもう1社の製品と比較しました。
比較したポイントはコストと利便性です。もう1社の製品は部屋前端末式のシステムであり、導入するにはタッチパネル用のハードを購入しなければなりませんでした。
その点、スマホタッチ式のtouch-meeは部屋前端末不要で圧倒的に導入費用が安く、数千万円単位での差異がありました。コスト面でtouch-meeに決めたといっても過言ではありません。あとは利便性を確認するだけでした。

―    無償トライアルをご利用いただきました。利便性はどうでしたか。

利用者がチェックインしなければ自動で空室となる空予約解消の機能があることはもちろんのこと、空いている会議室をどこからでも直ぐにスマホで検索して予約できる機能は、とても便利だなとすぐに実感できました。

こだわりのオフィスとtouch-meeの融合

―    NFCシートに関してこだわりのポイントがありましたらお教えください。

社内の設計担当者がオフィス空間のデザインにかなり力を入れており、touch-meeのパネルが会議室の景観に溶け込むようデザインしました。

touch-meeを使い始めて実感した利便性

―    touch-meeの導入効果をどのように実感されていますか。

おかげさまで「会議室が足りない」という声は聞かれなくなりました。会議室の数は、大阪本店が44、神戸支店が6、合計で50あります。移転して会議室の数が増えたこともありますが、今まで以上にとても効率的に管理できていると思います。

―    touch-meeの機能の中で特に便利だと感じている機能は何ですか。

やはり、空いている会議室を検索できる機能は便利です。Outlookのスケジューラーでのみ管理していた時は、会議室の予定表を開いては空いているかを確認する作業を繰り返す手間がありましたが、touch-meeなら空室を一発で見つけられます。

また、会議室を何時まで予約していたか忘れてしまうことも多いのですが、会議の終了時間が近づくとスマホに通知が届くので気づくことができます。そのままスマホで会議室の延長もできるのでとても便利です。

―    電通総研セキュアソリューションの導入支援・サポートには満足していますか。

分からない事があれば直ぐに担当営業の方に連絡させていただき、解決していただきました。懸念点を一つ一つ丁寧に解決してくださったことで、安心して導入することができました。

―    最後に、touch-meeをどのような企業にお勧めしたいか教えてください。

空予約の解消は施設の有効活用に繋がります。当社と同じように空予約でお困りの企業様にはお勧めです。また、社内のコミュニケーションが活発で打ち合わせの多い企業にもtouch-meeは便利なツールになると思います。