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オフィス移転を機に、部屋前端末式からスマホタッチ式の
会議室予約管理システム「touch-mee」へ切り替え

株式会社東急エージェンシーは広告会社として、東急グループによる渋谷駅周辺の再開発や沿線の街づくりにマーケティング・コミュニケーションの側面から参画し、また様々なお客様に対してDX等の新しい価値創造にも貢献している。今回はコーポレート本部総務局局長の中島正人氏に、会議室予約管理システム「touch-mee」導入の背景と狙いについてお話を伺った。

タブレット端末のメンテナンスが負担になってきた

―    コーポレート本部総務局は社内でどのような役割を担っていますか。

当社には、本社(東京)以外にも北海道から九州まで全国に支社があります。総務局の役割の一つは、各オフィスをハードウェアとソフトウェアの両面からサポートして、社員が働きやすい環境を整えることです。2021年、創業60周年を迎えて本社オフィスを移転することになりました。3年の準備期間を要する移転プロジェクトでしたが、その一環で会議室予約管理システムを検討いたしました。

―    以前はどのように会議室を管理されていましたか。

2017年に初めて部屋前端末式の会議室管理システムを導入し、会議室50室強の各部屋前に設置したタブレット端末とMicrosoft 365のOutlookを連動させて運用していました。

―    移転の一環で会議室予約管理システムの切り替えを検討した理由は何ですか。

2020年頃から、月に1回はどこかの会議室のタブレット端末が故障するようになりました。タブレット端末の画面がハングアップして白い画面になったり、タブレット端末とWi-Fiの接続が切れてOutlookとの連動ができなくなったりと、社員の利用に不便が生じてしまったのです。タブレット端末は保守対象外であったので、対応にあたるコーポレート本部の社員にとっても故障対応が少しずつ負担になっていきました。そこで、オフィス移転を機に、会議室予約管理システムの在り方をゼロベースで検討することにしました。

無償トライアル利用でオフィス移転前に機能検証

―    何社のシステムを比較しましたか。比較したポイントも教えてください。

従来の会議室予約管理システムを含めて3社の製品を比較しました。従来どおりMicrosoft 365のOutlookと連動できること、故障が少ないシステムであること、それから、「会議終了等のアラーム音が会議室の外で鳴り、端末操作時は会議室を一度出る必要がある」、といった利用上の不便さを解消できるかどうかも、選定のポイントでした。

―    スマホタッチ式のtouch-meeに決めた理由を教えてください。

まず、touch-meeがNFCシートを活用したスマホタッチ式のため、部屋前端末を必要としないことです。ハードウェア故障の心配が無くなり、故障対応の社員負担を減らせることが魅力でした。それから、会議終了等の各種アラームをスマホで受信できることです。他社メーカーの提案では、部屋前端末式であることから会議室内でアラーム音を鳴らせるためには、室内にスピーカーを設置しなければなりませんでした。それでは工事や設置の費用がかかりますし、ハードウェア故障の懸念も付きまといます。当社が想定する課題をクリアするシステムはtouch-meeだけでしたので、かなり早い(製品比較の)段階で一つに絞りました。

―    無償トライアルをご利用いただきました。主に何を検証されましたか。

唯一の懸念は、touch-meeとMicrosoft 365の連動でした。東急グループ共用のMicrosoft 365を利用していることが問題にならないこと、新オフィスで会議室を共用し、異なるMicrosoft 365を持つ関連会社の従業員がtouch-meeを利用できることの2点です。無償トライアルを利用することで、オフィス移転の1~2ヶ月前に機能検証を実施できたことから、touch-meeを基本軸として、懸念が払拭できないようであれば他社製品の導入に方針転換するといった進行を取ることができました。結果としては、オフィス移転前に安心してtouch-meeの導入を決断できました。

―    他社と比較して費用はどれくらい違いますか。

イニシャルコストを比較すると数百万円単位での差異があり、ランニングコストも、タブレット端末のハードウェア故障や社員負担を加味すると、touch-meeに優位性がありました。

工事が不要なので移転してすぐに稼働

―    導入はスムーズに行えましたか。社員の反応も教えてください。

無償トライアルでMicrosoft 365とtouch-meeを連動させた環境をそのまま本稼働へ移行できたので、スムーズに導入できました。以前に部屋前端末式を導入した時は設置工事が大変でした。touch-meeは設置工事が不要なのでとても楽でした。

社員は部屋前端末式を利用していた経験があるので、会議室前のNFCシートにタッチする運用にも直ぐに慣れたようです。当初は少し問い合わせもありましたが、説明会等は特に開催することもなく、社内掲示板に掲載したマニュアルを読むだけで利用できています。

―    導入後に実感したtouch-meeの良さは何かありますか。

スマホで空いている会議室を検索してそのまま予約できたり、延長予約もできたりする点はとても便利に感じています。それから、touch-meeの利用履歴のレポーティング機能がとても便利です。各会議室の利用頻度、チェックアウト時間などを集計して分析することで、会議室が効率的に利用されるように促すことができます。

―    ISID-AOの導入支援・サポートには満足していますか。

特にMicrosoft 365との連動を検証する時には、ISID-AOの担当者がタイムリーに対応してくださり、私どもの懸念を一つ一つ払拭してくださいました。とても満足しています。

スマホタッチ式で先進的なイメージを内外にアピール

―    touch-meeをどのような企業にお勧めしますか。

当社同様、部屋前端末式の会議予約システムやOutlookを利用している企業は、導入効果を実感しやすいと思います。また、会議室のデザインを工夫している企業にも、NFCシートの外観を柔軟に決められるtouch-meeがマッチすると思います。

当社のオフィスを訪れるお客様やお取引先様の中には、会議室前のタブレット端末が無くなってスマホだけで利用しているのをご覧になり、「進んでいますね」と言ってくださる方もいらっしゃいます。先進的なイメージを大切にする企業にもtouch-meeをお勧めできます。