急ぎの会議があるにも関わらず、会議室の空きがあるのは2週間後。仕方なく2週間後でメンバーのスケジュール調整をしたのに、実は、直近の予約が「空予約」で会議室が使われていなかった…。
このように、いち早く会議を開き重要な判断をしたいものの、「会議室が空いていないから」という理由で会議が先送りにされるケースは後を絶ちません。これでは、一刻一秒を争うビジネスシーンにおいて、判断が遅くなりチャンスを逃すことにもつながってしまいます。
そこで注目してほしいのが、会議室の空予約や予約作業などの無駄を省くためのツール「会議室管理システム」です。ここでは、会議室管理システムの特徴やメリットについてご紹介します。
働き方改革や生産性向上が叫ばれるようになってから、会議の無駄を削除しようという動きが加速しています。アイティメディアのアンケート調査によると、「会議について課題を感じる点」は以下のような結果に。
・会議が長い69.1%
・会議が多い54.5%
・会議参加者のスケジュール調整が難しい50.1%
また、スリーエムジャパンの調査によると、1週間で会議に費やす平均時間は「4.3時間」。年間で計算すると、なんと「159.1時間」もの時間を会議に費やしていることが分かりました。
しかし一方で、急いで議論・判断しなければならない重要な会議というのも存在します。重要な会議を開催したいにも関わらず、会議室の予約が埋まっていたり、「空予約」によって使えたはずの会議室が使えなかったりという理由で、開催できずにビジネスチャンスを逃すことになってしまうこともしばしば。事実、ある企業の調査では会議室の空予約が24%にものぼっていたようです。
会議を開催する際は、その度に参加者のスケジュール調整や会議室の予約といった作業が発生します。ホワイトボードやメールなどで会議室の予約状況をアナログ管理している企業も多くありますが、それでは最新情報が共有されないままダブルブッキングしてしまうといったことも頻発するでしょう。さらに、会議室の仮押さえや長めの予約が行われている場合は、わざわざ本当に使うかどうかを予約者に確認しなければなりません。実際に会議室を使わない空予約が発生していた場合も、思い通りに会議を行う上での妨げとなってしまいます。
これらの業務は企業の売上には直接貢献せず、生産性や売上拡大のチャンスを引き下げる原因となってしまいます。会議の内容の見直しも必要ですが、そもそも会議室の空予約を排除し、予約作業を効率化する必要があると言えるでしょう。
会議室の予約作業を簡易化するツールとして、「会議室管理ステム」があります。インターネット上から予約管理や利用状況を確認でき、必要に応じて予約をキャンセルすることも可能。では、会議にまつわる課題を解決する会議室管理システムにはどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。
クラウドを利用した会議室管理システムであれば、インターネット環境を準備すればPCやスマートフォンからでも利用・予約状況を確認することができます。社外でも確認できるため、ホワイトボードや会議室を確認しに行く必要がありません。
常に最新の予約状況が反映されるので、会議室の空き時間が一目で分かります。空予約が発生していた場合も、一定時間チェックインがなされていなければ自動でキャンセルされるため、会議室を有効に活用することができます。空予約を防ぎ、各自で利用時間を調整できるため、連絡や時間調整にかかる時間や手間を削減できます。
ホワイトボードやメールといったアナログ管理だと、予約の重複や予約時間のミスが発生してしまいがち。システム管理ではこういったミスを防げるため、スムーズに会議室予約を進めることが可能になります。
会議室管理システムには、部屋の回転率やキャンセル率などのデータを分析できるものがあります。このデータを活用すれば、効率的で無駄のない会議室の運用を実現できるでしょう。
ここまで紹介してきたように、会議室の管理システムを活用することによるメリットはさまざまですが、そうした管理システムの中でも一般的なタッチパネル型のものには、それ特有のデメリットもあるということを忘れてはいけません。その最たるものが導入時の機器購入や設備工事、導入後の機器保守といった費用負担が大きいという点です。会議室の数が少ないところであればまだしも、オフィスによってはいくつもの会議室があるところも少なくありません。そうした部屋に一つずつタッチパネル型予約システムを設置しようと思うと、どうしても予算はかさんでしまいますし、工事規模やその期間もどんどん大きなものになってしまいます。
また近年では、オフィスの景観にも力を注ぎ、まるで会社内ではないかのようなオシャレな空間を演出している企業も多くなってきました。そういった場所では、タッチパネルが少々堅い印象を与えてしまい、オフィス内の景観の全体的なまとまりを崩してしまうこともあるかもしれません。
加えて、タッチパネルであるということは、逆に言えばそこに触れることで操作をしなければならないという意味でもありますから、予約の変更や取り消しといった作業を、わざわざ会議室の前まで行わなければならない場合もあります。
このように、メリットは大きい反面、それなりにデメリットも併せ持ってしまっていた会議室管理システム。しかし、そのメリットはそのままに、デメリットの部分を解消した製品が、株式会社電通総研セキュアソリューションが開発した「touch-mee」（タッチミー）です。これは、スマートフォンのNFC機能を活用したクラウド型会議室予約管理システムで、使い方は非常に簡単。専用のNFC付きタッチシートを会議室前に貼り付け、専用アプリをダウンロードしたスマートフォンをタッチするだけです。シートを貼るだけなので、当然ながら工事や電源を必要としません。機材のメンテナンス費も不要となるため、月々のコストが抑えられ、会議室20室に導入した場合タッチパネル型と比較すると約60万円費用を削減できます。（当社調べ）またこのシートそのもののデザインは自由に作成可能。オフィスの景観を壊すこともありません。
またアプリを介して「touch-mee」と連携することで、スマホからいつでも会議室の予約・使用状況を確認できるのも魅力の一つです。加えて、会議終了間近の通知設定ができるため、会議室利用者にとっては時間延長を良しとしないメリハリのあるミーティング実施が可能になり、待機者にとっては時間ロスのない計画的な会議室利用が可能になります。
万が一会議室予約者の都合が悪くなり、何らかの理由でチェックインが果たされなかった場合はその予約が自動でキャンセルされるため、利用者のいない会議室をずっと押さえたままになってしまう、といったような無駄も省くこともできます。
導入がたやすく、利用の幅も広い「touch-mee」は、オープンスペースといった会議室以外でも柔軟に活用することができるなど、その使い道はこれからも拡大していきます。